N

hân viên cổ cồn trắng (lao động trí thức) tại Nhật Bản thường bị đánh giá là có hiệu suất làm việc kém hơn so với các nước phát triển. Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng như vậy là thời gian các cuộc họp diễn ra quá dài. Đặc biệt với các cuộc họp nội bộ công ty, thời gian họp còn kéo dài khủng khiếp hơn nữa.

Dưới góc độ của người nước ngoài, khi chứng kiến cách làm việc của người Nhật, nhiều người đã phải thốt lên rằng: “Long, long meeting” (Họp quá dài, quá lâu), “Lots of meetings” (Họp quá nhiều).

Thế nên khi tổ chức một cuộc họp, bản thân chúng tôi vẫn luôn ghi nhớ “Quy tắc 1/8”.

Chúng tôi phân chia các yếu tố cấu thành của một cuộc họp ra thành: “Thời gian cần thiết”, “Số thành viên tham gia”, “Tần suất tổ chức”. Nếu có thể chia mỗi yếu tố thành hai phần, tức ½ x ½ x ½ , vậy tổng số thời gian mà tổ chức cần phải đầu tư cho cuộc họp sẽ chỉ còn 1/8.

Chẳng hạn, tại cuộc họp kéo dài hai giờ, có 20 người tham gia, một tháng tổ chức hai lần.

2 giờ x 20 người x 2 lần = 80 tiếng

Nếu đem tất cả các yếu tố chia cho hai, sẽ thành:

1 giờ x 10 người x 1 lần = 10 tiếng

Như vậy, chúng ta đã giảm thiểu được 70 tiếng. Nếu có thể tận dụng khoảng thời gian này để làm việc khác, bạn có nghĩ rằng tổ chức có thể tạo ra được những giá trị rất lớn không?

Khi trở thành một nhà tổ chức, bạn hãy thử thay đổi tất cả các cuộc họp kéo dài, vốn đã thành thông lệ theo như cách tôi đã trình bày. Trong phần lớn các trường hợp, sau khi giảm quãng thời gian họp xuống chỉ còn 1/8 so với ban đầu, việc vận hành và điều phối tổ chức vẫn không hề bị ảnh hưởng. Hơn nữa, một khi bạn có thể đưa ra quyết định rút ngắn thời gian họp như vậy, chắc chắn kỹ năng tổ chức của bạn cũng sẽ được mọi người đánh giá cao.

Trong phần lớn các trường hợp, sau khi giảm quãng thời gian họp xuống chỉ còn 1/8 so với ban đầu, việc vận hành và điều phối tổ chức vẫn không hề bị ảnh hưởng.