C

ùng với e-mail, việc sử dụng phần mềm chat là một phương tiện giao tiếp vô cùng hữu dụng nơi công sở. Ngay cả tập đoàn IBM cũng cài đặt các phần mềm tiêu chuẩn (do công ty sáng tạo ra) cho toàn bộ máy tính của khoảng 400.000 nhân viên trên khắp thế giới ngay từ rất sớm.

Phần mềm chat không chỉ sở hữu ưu điểm “tính đồng thời” – lợi thế giống như khi chúng ta nói chuyện điện thoại, gặp mặt trao đổi trực tiếp, mà nó còn là một công cụ vô cùng tuyệt vời khi có thể lưu lại “lịch sử trò chuyện” bất kể lúc nào và ở bất cứ đâu – ưu điểm tương tự như khi dùng e-mail.

Dù là đối phương hay bản thân chúng ta, vì lý do di chuyển hay đang bận nên không thể nghe điện thoại, hoặc vì đối phương đang ở nước ngoài, muốn gọi điện sẽ mất thời gian tra số điện thoại và mất phí, với phần mềm chat, chúng ta hoàn toàn có thể gửi tin nhắn cho họ một cách nhanh chóng.

Khi sử dụng phần mềm chat, bạn không cần mào đầu bằng cách hỏi “Xin lỗi, bây giờ anh có tiện nói chuyện không?” hay “Xin chào!”, sau đó chờ câu trả lời của đối phương. Bí quyết của tôi là hãy trực tiếp vào thẳng vấn đề.

Để không bị từ chối khi bạn bắt chuyện bằng cách hỏi “Xin lỗi, bây giờ anh có tiện nói chuyện không?”, hãy cố gắng truyền đạt thông tin bạn cần nói một cách đầy đủ và ngắn gọn nhất có thể. Chẳng hạn: “Xin chào. Mong anh chỉ cho tôi. Báo cáo lần tới để đến thứ Hai có được không?” Làm như vậy, cho dù đối phương đang rất bận, họ vẫn có thể trả lời bạn chỉ với “Có” hoặc “Không”.

Tuy nhiên, vì bạn không thể nắm được tình hình hiện tại của đối phương nên hãy tránh đưa ra những thông tin bí mật khi chat với họ (nếu đối phương đang sử dụng máy chiếu, chiếu lên màn hình cả nội dung đoạn chat của bạn, lúc ấy bạn sẽ gặp rắc rối lớn).

Phần mềm chat chỉ là phương tiện ở mức độ giao tiếp phổ thông, nhưng nếu bạn chuẩn bị sẵn sàng môi trường có thể sử dụng nó, chắc chắn nó sẽ phát huy tác dụng vô cùng lớn, hiệu suất làm việc của bạn cũng sẽ được cải thiện.

Để không bị từ chối khi bạn bắt chuyện bằng cách hỏi “Xin lỗi, bây giờ anh có tiện nói chuyện không?”, hãy cố gắng truyền đạt thông tin bạn cần nói một cách đầy đủ và ngắn gọn nhất có thể.

Kỹ năng soạn thảo văn bản