N

guyên tắc cuối cùng khi soạn thảo văn bản đó là bạn cần lưu tâm đến việc quản lý tài liệu giấy

Khi tham dự các cuộc họp, chúng ta thường được phát tài liệu, mỗi cuộc họp trôi qua, số lượng giấy lại càng nhiều lên, trên bàn hay trong ngăn kéo đều chất thành từng chồng. Với cá nhân tôi, trong vòng 15 phút sau khi cuộc họp kết thúc, tôi sẽ hủy bỏ toàn bộ tài liệu bằng giấy.

Hiện nay, không có loại tài liệu nào là không thể tồn tại dưới dạng dữ liệu nên chắc chắn ở đâu đó phải có dữ liệu cho những tập tài liệu mà bạn nhận được. Sau khi cuộc họp kết thúc, với các tài liệu mà có vẻ những ngày sau đó vẫn cần tới, hãy xác nhận nơi lưu giữ tài liệu, và nếu được, hãy xin tài liệu dưới dạng dữ liệu để lưu trong máy tính.

Trường hợp chỉ có tài liệu bằng giấy, hãy ngay lập tức scan lại dưới định dạng pdf và lưu chúng trong máy tính cá nhân. Nếu làm như vậy, cho dù tài liệu chỉ có bản giấy, bạn cũng có thể lưu giữ bản mềm và hủy bỏ tài liệu bản giấy.

Nếu so sánh, tốc độ khi tìm tài liệu bằng giấy và tài liệu bằng file lưu trên máy tính là hoàn toàn khác nhau. Nếu bạn lưu tài liệu dưới dạng dữ liệu thay vì bằng giấy, ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào, bạn cũng có thể tiến hành được công việc của mình.

Nếu tất cả mọi người đều làm như vậy thì xét từ góc độ của công ty, chắc chắn chúng ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều không gian lưu giữ tài liệu. Ngoài ra, việc phải mất công cất giữ những tài liệu mà không biết bao giờ sẽ cần dùng tới chắc chắn không phải là một việc làm thông minh. Đó là chưa kể đến khi thay đổi cách bố trí đồ đạc trong văn phòng, sẽ là vô cùng lãng phí thời gian nếu phải phân loại và bỏ đi những tài liệu đã không dùng trước đó.

Thực ra đối với cá nhân tôi, lý tưởng nhất là dừng việc phát tài liệu bằng giấy trong cuộc họp. Thế nhưng trước mắt, hãy thực hiện ở mức độ mang tính cá nhân bằng cách chuyển từ quản lý tài liệu bằng giấy sang tài liệu bằng file mềm, chắc chắn hiệu quả công việc của bạn sẽ được cải thiện.