N

ội dung tài liệu thường trải dài trong nhiều trang. Khi đó, có một điểm bạn cần phải chú ý là “tính nhất quán”.

Chẳng hạn, ở phần đầu tài liệu bạn để thời gian theo Âm lịch, nhưng đến giữa lại thay đổi thành Dương lịch. Cho dù cả hai cách đều mang ý nghĩa giống nhau nhưng nếu bạn biểu đạt bằng hai cách khác nhau (ví dụ như “cửa hàng” hay “shop”) sẽ dễ khiến cho người đọc cảm thấy lẫn lộn. Bởi vậy, hãy cố gắng không thay đổi cách biểu đạt.

Nếu từ ngữ được sử dụng không có tính nhất quán, điều đó sẽ khiến cho người đọc cảm thấy bị vướng vào những hỗn loạn không đáng có như “Liệu cậu ta có ý đồ gì khi thay đổi cách viết như thế này?”, thậm chí khiến cho người đọc có ấn tượng rằng bạn chỉ là kẻ nghiệp dư, không biết cách thống nhất cách biểu đạt. Điều tồi tệ hơn nữa là có thể khiến cho người đọc hiểu nhầm ý bạn muốn truyền đạt.

Ví dụ như khi bạn sử dụng hỗn loạn cách viết ngày tháng trong cùng một văn bản: “Năm/Tháng/Ngày” và “Ngày/Tháng/Năm”, hay khi tồn tại cả đơn vị tiền đô-la ($) và tiền yên (¥), có thể dẫn đến việc người đọc bị nhầm lẫn.

Để tránh xảy ra trường hợp như vậy, việc phải chú ý khi soạn thảo tài liệu là điều đương nhiên, nhưng sau khi đã hoàn thành, bạn cũng cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản.

Bạn không được chủ quan rằng “Ý nghĩa giống nhau mà, sẽ không nhầm được đâu.” Người Nhật có câu: “Các vị thần thường trú ngụ tại những nơi nhỏ hẹp”, bởi vậy càng là những phần nhỏ nhặt và tiểu tiết, bạn càng phải dành sự quan tâm đặc biệt. Hành động này không chỉ giúp cho tài liệu của bạn được hoàn chỉnh hơn, mà còn nắm giữ mối liên hệ chặt chẽ với đánh giá của người đọc tài liệu dành cho bạn.

Ngoài ra, bí quyết kiểm tra lại là: không nên kiểm tra tất cả các tiêu chí cho toàn bộ văn bản chỉ trong một lần. Chẳng hạn, nếu bạn muốn kiểm tra “Cách ghi đơn vị tiền tệ” thì hãy chỉ kiểm tra tiêu chí “Đơn vị tiền tệ” một lượt từ đầu tới cuối văn bản. Sau khi kiểm tra xong tiêu chí này, hãy chuyển sang tiêu chí khác. Bằng cách làm như vậy, chắc chắn công việc sẽ tiến triển mà vẫn đảm bảo được tốc độ hoàn thành và mức độ chính xác.

Nếu từ ngữ được sử dụng không có tính nhất quán, điều đó sẽ khiến cho người đọc cảm thấy bị vướng vào những hỗn loạn không đáng có.