K
hi chuẩn bị Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận, thấy cấp trên đang bận rộn xử lý công việc, hẳn là bạn sẽ cảm thấy chùn bước? Bạn sẽ cất lời như thế nào?
Phần lớn mọi người thường nói: “Xin lỗi, bây giờ trưởng phòng có bận lắm không ạ?”
Khi đó, câu trả lời mà bạn nhận được thường sẽ là “À, xin lỗi, để sau đi” hay “Bây giờ không được.” Vậy là cho dù chắc chắn có thể giải quyết chỉ trong vài phút, vấn đề buộc phải nán lại, công việc sẽ bị đình trệ.
Thực ra, có một phương pháp rất hiệu quả để tránh rơi vào trường hợp tôi đã nêu ở trên. Đó là: “Hãy cho tôi một phút (hoặc ba phút).”
Nếu sử dụng câu nói này, cấp trên sẽ biết được thời gian bạn cần để trao đổi là bao lâu, từ đó chuẩn bị được tâm thế sẵn sàng để tiếp nhận thông tin mà bạn sắp báo cáo.
Thông thường theo bản năng, tâm lý con người đều hay lo ngại rằng “Bây giờ mình rất muốn đặt vấn đề, nhưng anh ấy chắc chắn rất bận”, “Một lát nữa thôi là bắt đầu cuộc họp, nếu bây giờ mình bắt chuyện thì chắc chắn sẽ làm phiền.” Thế nhưng, nếu không vượt qua được trở ngại tâm lý đó, cuối cùng, bạn sẽ mang lại rắc rối cho cấp trên của mình.
Hãy nhớ rằng, chắc chắn việc Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận sẽ diễn ra suôn sẻ sau khi bạn đã suy nghĩ thật cẩn thận, nghiêm túc và cố gắng trình bày thật ngắn gọn nội dung muốn truyền đạt tới đối phương.
Thậm chí, bạn cũng có thể tiếp cận cấp trên bằng cách khiến họ nghĩ rằng: “Có lẽ không phải chuyện gì to tát cả, vì chỉ cần dành ba phút để nghe. Được thôi, mình có thể lắng nghe.”
Dĩ nhiên, để làm được như vậy, trước hết bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng nội dung sẽ báo cáo. Bạn cần phải tuân thủ nguyên tắc: tuyệt đối không làm tốn thời gian của đối phương chỉ để nghe những lời báo cáo đại khái.
Nếu để cấp trên có ấn tượng xấu về bạn như “Cậu ta lúc nào cũng chỉ báo cáo những vấn đề đại khái, chẳng ra làm sao cả”, hẳn là họ sẽ không dễ dàng trích một phần quỹ thời gian eo hẹp cho bạn.
Trên thực tế, toàn bộ quy trình công việc luôn dựa trên sự tin tưởng. Sự tin tưởng đó có thể tạo ra một khoảng cách rất lớn tại nơi làm việc.
Việc Báo cáo-Liên lạc-Thảo luận sẽ diễn ra suôn sẻ sau khi bạn đã suy nghĩ thật cẩn thận, nghiêm túc và cố gắng trình bày thật ngắn gọn nội dung muốn truyền đạt tới đối phương.
