H

ẳn chúng ta đều biết ý nghĩa của cuộc họp không nằm ở việc nó được tổ chức, mà quan trọng là hành động mà các thành viên sẽ thực hiện sau khi cuộc họp kết thúc.

Mỗi thành viên lại có nhận thức khác nhau về việc họ phải làm gì sau khi kết thúc cuộc họp, hoặc các thành viên lại quên mất rằng mình đã tham gia vào cuộc họp, chỉ chăm chú bàn bạc về phương án giải quyết vấn đề… Như vậy sẽ khiến thời gian tổ chức cuộc họp chẳng còn ý nghĩa gì nữa.

Để ngăn chặn việc nói suông, điều quan trọng là chúng ta phải xác nhận hành động sẽ thực hiện sau khi cuộc họp kết thúc ngay khi cuộc họp đang diễn ra.

Tại các cuộc họp với khách hàng, cấp trên, hoặc tại cuộc họp có nhiều người tham gia, chắc chắn việc xác nhận hành động sau khi cuộc họp kết thúc là rất khó khăn, tuy nhiên hãy thử “hạ nhiệt” cuộc tranh luận bằng cách phát biểu “Vậy thì chúng ta nên có phương án hành động tiếp theo như thế nào?”

Lúc này, chúng ta phải quyết định một cá nhân nào đó trở thành người chịu trách nhiệm cho phương án hành động, đồng thời phải đưa ra nội dung cụ thể liên quan đến phương án hành động “Làm cho đến khi nào?” hay “Làm cái gì?”

Đôi khi sẽ xảy ra trường hợp mặc dù đã quyết định được phải làm cái gì, nhưng nếu không thể ấn định được ai sẽ làm và làm đến khi nào, chắc chắn cuộc họp sẽ kết thúc mà chưa đưa ra phương án giải quyết triệt để.

Chính vì vậy, chúng ta phải cố gắng quyết định nội dung hành động cụ thể nhất có thể.

“Người phụ trách:… Phòng:… Thời hạn:…” Nếu chỉ ghi quyết định như vậy, nội dung đưa ra sẽ quá rộng và không chi tiết.

Hãy đưa ra quyết định thật cụ thể như: “Người phụ trách: Anh A; Phòng: Nhân sự; Thời hạn: 12 giờ ngày 14 tháng 10.”

Tại thời điểm kết thúc cuộc họp, nếu tất cả mọi người cùng tán thành thì sau khi cuộc họp kết thúc sẽ không lãng phí thời gian vô nghĩa dùng để xác nhận với từng cá nhân, đồng thời thành quả của việc trao đổi tại cuộc họp chắc chắn sẽ liên quan trực tiếp tới hành động.

Đây chính là cách làm của những người “làm được việc”.

Để ngăn chặn việc nói suông, điều quan trọng là chúng ta phải xác nhận hành động sẽ thực hiện sau khi cuộc họp kết thúc ngay khi cuộc họp đang diễn ra.