S

au khi kết thúc một cuộc họp lớn, thường sẽ có công việc phát sinh sau đó như soạn biên bản nội dung cuộc họp hay những công việc vặt khác. Tuy nhiên lúc này, tâm lý của chúng ta sẽ là đặt công việc sang một bên, “Nghỉ xả hơi chút đã”, “Hôm nay cả phòng sẽ đi uống bia.” Đồng thời, cho dù nhận được e-mail hoặc điện thoại trao đổi về công việc, sau khi xác nhận nội dung, chúng ta lại có tâm lý “Để giải quyết sau cũng được.”

Tuy nhiên, hành động này có thể gây ra hậu quả rất tiêu cực.

Chẳng hạn, vẫn là cuộc họp mà tôi vừa đề cập ở trên, ngay sau khi cuộc họp kết thúc, nếu bạn có thể chuyển tới cấp trên biên bản nội dung cuộc họp “Đây là bản ghi chép nhanh, xin hãy xác nhận”, chắc chắn thời gian bạn dành cho biên bản đó sẽ chỉ mất vài phút. Ngay cả những công việc mới phát sinh trong khi cuộc họp diễn ra, nếu có thể ngay lập tức xác nhận tại cuộc họp, cho dù có chút nhầm lẫn, bạn cũng sẽ được mọi người giải thích lại cho đúng trước khi thực sự bắt tay vào làm. Hoặc có thể bạn sẽ được giảm thiểu gánh nặng công việc khi được xác nhận “À, cái này thì không phải làm đâu.”

Nếu để lại phần công việc đó cho tới vài ngày sau, lúc đó tình hình sẽ hoàn toàn thay đổi. Biên bản, tài liệu sẽ phải chuẩn bị thật đẹp, thậm chí bạn còn phải điều chỉnh lại kế hoạch công việc để giải thích tài liệu mà mình sẽ trình lên cấp trên. Nếu có thể thực hiện được những công việc này ngay sau khi cuộc họp kết thúc, bạn sẽ chỉ mất khoảng 1-2 phút. Ngược lại, nếu không bắt tay vào làm ngay, có thể bạn sẽ phải dành ra khoảng thời gian dài hơn rất nhiều.

“Làm ngay lập tức” không chỉ là hành động mang lại hiệu quả vô cùng lớn cho quỹ thời gian của bạn, mà nó còn có một tác dụng nữa. Có đồng nghiệp từng đùa tôi rằng: “Khi tôi vừa gửi e-mail và đang phân vân có nên bỏ tay khỏi con chuột hay không thì anh đã gọi điện thoại đến.”

Nói cách khác, tốc độ xử lý công việc nhanh nhạy sẽ là yếu tố quan trọng khiến người khác có ấn tượng tốt về bạn.