B

ạn đã từng nghe nói đến “Nguyên tắc K-SS” chưa? Đó là ba chữ cái đầu của cụm từ “Keep It Short & Simple”. Nguyên tắc này là lời nhắn nhủ tới mỗi chúng ta rằng, các văn bản mang tính kinh doanh thường có xu hướng dài dòng, lê thê, thế nên dù trong hoàn cảnh nào, chúng ta cũng phải tổng hợp lại chúng sao cho thật “ngắn gọn” và “đơn giản”.

Cũng có lời giải thích cho rằng “K-SS” là ba chữ cái đầu của cụm từ “Keep It Simple & Stupid”. Có thể nói nó mang ý nghĩa nhấn mạnh hơn với định nghĩa thứ nhất, rằng “Đơn giản đến mức coi người đọc là kẻ ngốc”.

Có nhiều người cho rằng sử dụng từ ngữ tinh tế và lịch sự là điều cần thiết. Tôi hoàn toàn hiểu, nhưng với các văn bản dùng trong kinh doanh, trình bày dài dòng là việc làm thừa thãi và phiền phức. Lúc này, chúng ta không cần để cao trào tại phần cuối giống như tiểu thuyết.

Hãy đặt ưu tiên hàng đầu khi soạn thảo văn bản là làm sao để có thể truyền đạt nội dung bản thân muốn nói một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Đặc biệt, khi soạn thảo văn bản, vì mọi người thường muốn trình bày những thông tin mình thu thập được càng nhiều càng tốt nên dẫn đến nhiều trường hợp số lượng thông tin và con số quá nhiều. Khi đó, hãy chắt lọc thông tin thực sự cần thiết và quan trọng, phải quyết định rốt cuộc điều bạn thực sự muốn truyền đạt là gì, sau đó suy nghĩ cách tổng hợp sao cho thật ngắn gọn, cô đọng và dễ hiểu. Điều đó sẽ giúp cho đối phương nhanh chóng hiểu được điều bạn muốn nói.

Ngoài ra, có một quy tắc nữa bạn cần ghi nhớ là “Một slide trình chiếu, một lời nhắn”. Hãy ghi nhớ rằng một slide trình chiếu không được chứa quá nhiều thông tin. Khi bạn buộc phải truyền đạt một số lượng lớn thông tin, đừng cố nhồi nhét chúng chỉ trong một slide, mà thay vào đó hãy chia nhỏ và trình bày thành nhiều slide.

“K-SS” khi soạn thảo văn bản trong kinh doanh. Đừng quên nguyên tắc này.

Với các văn bản dùng trong kinh doanh, trình bày dài dòng là việc làm thừa thãi và phiền phức.