P

hần lớn mọi người khi đọc tài liệu viết và trình bày theo hàng ngang đều có thói quen di chuyển mắt từ trên xuống dưới, từ trái sang phải. Bởi vậy, khi soạn thảo tài liệu, chúng ta cũng nên dựa theo đặc tính này.

Khi trình bày các đề mục, có một nguyên tắc là sắp xếp dựa theo mức độ quan trọng từ trên xuống dưới, từ trái sang phải. “Do vấn đề quan trọng chính là ‘con át chủ bài’ nên tôi muốn đặt ở dưới cùng”, hẳn sẽ có nhiều người nghĩ như vậy, nhưng kinh doanh chính là chạy đua với thời gian. Để tránh trường hợp khi mới đọc dở đã có việc quan trọng khác phải xử lý hoặc bị gián đoạn, tốt hơn hết bạn hãy cố gắng sắp xếp những nội dung quan trọng và cần được ưu tiên giải quyết lên đầu hoặc bên trái văn bản.

Đương nhiên, sẽ có trường hợp “có lý do để sắp xếp theo trình tự như vậy” và trình bày nội dung quan trọng theo thứ tự ngược lại so với nguyên tắc tôi vừa đề cập, nhưng thông thường, từ trên xuống dưới, từ trái sang phải là nguyên tắc phổ quát nhất.

Dù bạn rất muốn trình bày theo nguyên tắc “từ trên xuống dưới, từ phải sang trái” ở từng trang một, nhưng vấn đề khi soạn thảo tài liệu bao gồm nhiều trang đó là: quy tắc trình bày của từng trang sẽ phải thay đổi, có trang từ trái sang phải, có trang lại trình bày từ trên xuống dưới.Bởi vậy, khi soạn thảo tài liệu, điều bạn cần lưu tâm không chỉ có nội dung trong từng trang mà còn phải chú ý tới cảm giác thống nhất và đồng đều.

Ngoài ra, khi làm biểu đồ, việc sắp xếp và trình bày theo một nguyên tắc cố định là điều kiện bắt buộc. Nếu trang trước chúng ta trình bày biểu đồ thứ tự thời gian theo hàng ngang, trang sau lại là theo hàng dọc thì điều đó sẽ không tạo được thiện cảm với người đọc. Vậy nên hãy lưu ý tới điểm này.

Nếu không trình bày văn bản nhất quán, bạn sẽ khiến người đọc cảm thấy hỗn loạn, thậm chí khiến họ hoài nghi về năng lực của bạn.

Ý thức về chuyển động mắt của người đọc

(Cách chuyển động cơ bản)

Ngoại trừ trường hợp “có lý do để trình bày như vậy”, hãy tuân thủ theo những nguyên tắc cơ bản như trên.